Modèle d'ordre du jour de réunion, avec la décision attendue.

Ce qui distingue un ordre du jour utile

Beaucoup d'ordres du jour sont une liste de sujets : « Budget », « Recrutement », « Planning ». On sait de quoi on va parler, pas pourquoi. Un ordre du jour utile ajoute, pour chaque point, un objectif, une durée et une décision attendue. Les participants arrivent en sachant s'ils doivent informer, débattre ou trancher.

Pour un appel de vente, l'équivalent de l'ordre du jour est le cadrage des deux premières minutes, décrit dans le guide de l'appel de vente B2B.

Le modèle

RÉUNION : [objet]
Date et heure : [jj/mm/aaaa], [début] à [fin] | Lieu ou lien : [salle / visio]
Animateur : [nom] | Preneur de notes : [nom]
À lire avant : [documents, avec liens]

OBJECTIF DE LA RÉUNION
[Une phrase : ce qu'on aura obtenu à la fin.]

POINTS
1. [Titre du point] | [durée] | [qui présente]
   Type : information / discussion / décision
   Décision attendue : [ce qu'il faut trancher, ou « aucune »]
2. [Titre du point] | [durée] | [qui présente]
   Type : ...
   Décision attendue : ...
3. Récapitulatif des décisions et des actions | 5 min | [animateur]

PROCHAINE RÉUNION : [date]

Cinq règles pour qu'il serve

1. Un objectif en une phrase. Si tu n'arrives pas à l'écrire, la réunion n'a peut-être pas lieu d'être : un mail suffira.
2. Une durée par point, et un total inférieur à la durée de la réunion. Garde cinq minutes de marge et cinq pour le récapitulatif final.
3. Le type de chaque point. Informer demande 5 minutes, débattre 15, trancher dépend de la préparation. Un point d'information qui ne demande aucune réaction se traite par écrit.
4. L'envoyer à l'avance. La veille au plus tard, avec les documents à lire. Une réunion dont l'ordre du jour est découvert en séance dure plus longtemps.
5. Finir par un récapitulatif. Cinq minutes pour relire à voix haute les décisions et les actions. C'est la matière du compte rendu.

Variante : appel commercial de découverte

Pour un premier appel avec un prospect, l'ordre du jour se partage dès l'invitation et rassure l'interlocuteur sur le déroulé.

Objet : Notre échange de [jour] : ordre du jour proposé

Bonjour [prénom],

Pour que nos [durée] soient utiles, je vous propose ce déroulé :
1. Votre contexte et ce que vous cherchez à améliorer (10 min)
2. Ce qui a déjà été essayé et ce qui a manqué (5 min)
3. Comment on peut y répondre, concrètement (10 min)
4. Les prochaines étapes, si c'est pertinent (5 min)

N'hésitez pas à ajouter un point.

Envoyer un déroulé plutôt qu'une invitation vide montre que tu prépares l'appel, et donne à ton interlocuteur de quoi se préparer lui aussi. Pour t'y préparer toi-même, la fiche de préparation fait ce travail à partir de ton agenda et de ton CRM.

Questions fréquentes

Combien de points mettre à l'ordre du jour ?

Entre trois et cinq pour une réunion d'une heure. Au-delà, certains points seront survolés ou sautés. Mieux vaut en traiter moins et les trancher.

Faut-il un ordre du jour pour une réunion de trente minutes ?

Oui, un court : l'objectif, deux ou trois points, la décision attendue. Dix lignes suffisent.

Que faire quand un sujet imprévu apparaît en séance ?

Le noter dans un « parking » en fin de document, et décider à la fin s'il justifie une réunion à part. Ça évite que la réunion dérive sans que le sujet soit perdu.

Qui doit animer ?

Une personne désignée à l'avance, qui tient les durées et recentre la discussion. Ce n'est pas forcément la personne qui a le plus de choses à dire.